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Préparer les fêtes de fin d’année en mettant en place un accueil téléphonique externalisé

L’année précédente, durant les deux dernières semaines de décembre, j’avais externalisé l’accueil téléphonique de mon entreprise. Ayant été très satisfait de cette solution, j’ai décidé de recommencer cette année. Et je vais sans doute externaliser le standard une semaine de plus, la première de janvier afin de soulager ma secrétaire. J’ai déjà contacté la société proposant ce service pour lui exposer mon projet. Désormais, je dois finaliser mon cahier des charges. La prestation sera effective à partir du lundi 18 décembre. Par conséquent, même si nous sommes en effectif réduit, nos clients pourront toujours nous joindre, sans patienter durant de longues minutes grâce aux centres d’appels d’Agaphone.

Pallier à l’absence du personnel pendant les vacances

Dans certains secteurs d’activité, la fin de l’année est une période plutôt calme. Pour mon entreprise, ce n’est pas le cas. Nous avons autant de travail. Cependant, cela ne signifie pas que nous ne prenons pas de vacances. On s’arrange juste pour éviter qu’il n’y ait personne, sauf les jours fériés bien sûr, où c’est tout à fait normal que nous soyons fermés. Mais les autres jours, avec l’externalisation de notre accueil téléphonique, c’est plus facile pour gérer les absences. De même, je n’ai pas besoin de recourir à de l’intérim ou un CDD pour remplacer la secrétaire. Lors de ses congés, des téléopératrices prennent le relais en s’occupant des appels entrants et de la gestion des RDV pour les premières semaines de janvier.

Pouvoir être facilement joignable pour les clients

Il y a deux ans, je n’avais pas opté pour l’externalisation. Je me souviens que certains clients avaient été mécontents car ils avaient eu des difficultés à nous joindre. Je pensais qu’il serait compréhensif, mais ce ne fût pas le cas. C’est pourquoi, l’année dernière, j’ai cherché une solution pour pallier à l’absence de la secrétaire et de certains membres du personnel sans devoir faire appel à une agence d’intérim. Et j’ai découvert que je pouvais externaliser l’accueil téléphonique de mon entreprise pendant plusieurs semaines sans que cela ait un impact négatif sur son activité. Une prestation que je recommande aujourd’hui aux professionnels qui sont dans la même situation que moi !

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